Pencarian Dokumen

Ikhtisar

Pencarian dokumen di VillaTax adalah kemampuan pencarian yang dibangun di atas alur kerja dokumen dan fiskal terstruktur yang sudah ada. Setelah volume dokumen bertumbuh, tantangan operasional bergeser dari pengunggahan ke pencarian. Alur kerja dokumen dasar berada di modul Dokumen.

Mengapa Pencarian Lebih Penting dari Pengunggahan

Mengunggah dokumen menciptakan catatan. Mengambilnya ketika dibutuhkan adalah yang membuatnya berguna:

• Faktur pengeluaran yang diunggah enam bulan lalu harus dapat ditemukan saat tinjauan akhir tahun
• Akta perolehan properti harus dapat diambil saat pertanyaan struktur modal muncul
• Kwitansi PBB harus dapat ditemukan sebelum tinjauan terkait properti
• Kwitansi BPJS harus muncul cepat saat periode deklarasi diperiksa silang

Cara Kerja Pencarian Dokumen

Pencarian dibentuk oleh metadata terstruktur yang diterapkan saat pengunggahan:

• Jenis dokumen: memfilter berdasarkan jenis adalah cara tercepat mempersempit kumpulan dokumen besar
• Lingkup organisasi: dokumen terhubung ke organisasi yang memilikinya
• Tautan properti: mempersempit pencarian ke catatan spesifik properti
• Status kedaluwarsa: dokumen dengan tanggal kedaluwarsa dapat dimunculkan berdasarkan kedekatan
• Tautan alur kerja ekstraksi: untuk jenis yang didukung, pipeline OCR mengekstrak nilai-nilai kunci

Dokumen Pipeline OCR yang Didukung

Praktik Terbaik

• Selalu pilih jenis dokumen yang benar saat mengunggah
• Tautkan dokumen ke organisasi dan properti yang benar
• Tetapkan tanggal kedaluwarsa untuk dokumen dengan periode validitas yang diketahui
• Gunakan bidang deskripsi untuk menambahkan konteks yang diperlukan

Memulai

Gunakan modul Dokumen dan jaga jenis file, tautan properti, serta metadata tetap bersih sejak saat pengunggahan. Catatan yang relevan akan dapat diambil dalam hitungan detik ketika dibutuhkan.