Apakah dokumen yang saya unggah disimpan dengan aman?

Ya. Seluruh dokumen yang diunggah disimpan dalam kondisi terenkripsi di server VillaTax. Akses dibatasi pada organisasi Anda, tidak ada pengguna VillaTax lain yang dapat mengakses berkas Anda. Dokumen disimpan selama 7 tahun secara default, sesuai dengan ketentuan penyimpanan arsip perpajakan Indonesia sebagaimana diatur dalam UU KUP. Anda dapat mengunduh atau menghapus dokumen kapan saja. VillaTax tidak membagikan dokumen Anda kepada pihak ketiga di luar layanan yang secara eksplisit Anda otorisasi.

Apakah VillaTax memberi peringatan ketika suatu izin atau sertifikat akan kedaluwarsa?

Ya. Untuk dokumen yang memiliki tanggal kedaluwarsa (NIB, TDUP, IMB, KITAS, validitas formulir DGT), VillaTax mengirimkan peringatan 60 hari dan 30 hari sebelum kedaluwarsa melalui notifikasi dasbor dan email. Izin yang telah kedaluwarsa meningkatkan skor risiko kepatuhan dan tampil sebagai item bermasalah dalam Ikhtisar Kepatuhan. Anda dapat menetapkan tanggal kedaluwarsa saat mengunggah dokumen atau mengeditnya setelahnya.

Jenis dokumen apa saja yang dapat saya unggah dan kelola di VillaTax?

Modul dokumen VillaTax mendukung: sertifikat pajak (SKT, kartu NPWP, sertifikat PKP), izin pemerintah (IMB, HO, NIB, TDUP), formulir DGT dan Sertifikat Domisili, surat-menyurat DJP, dokumen fiskal (tanda terima SPT, sertifikat BPJS), ekspor e-Faktur Pajak, serta berkas pendukung untuk pengalihan properti. Berkas diunggah dalam format PDF, JPEG, atau PNG (maks. 5 MB per berkas) dan dikaitkan dengan organisasi yang bersangkutan.

Dapatkah saya menggunakan VillaTax untuk mendigitalisasi dan mengekstrak data dari dokumen pajak berbentuk kertas?

Ya. VillaTax menyertakan pipeline OCR yang dapat mengekstrak data kunci dari dokumen yang dipindai: tanda terima SPT, konfirmasi pembayaran BPJS, surat DJP, PDF e-Faktur Pajak, dan rekening koran. Unggah hasil pindai atau foto, dan mesin OCR akan membaca kolom seperti NPWP, periode, jumlah, dan jenis dokumen. Data yang diekstrak dapat ditinjau dan dikonfirmasi sebelum disimpan ke modul terkait. Format input yang didukung: PDF, JPEG, PNG. Skor kepercayaan (confidence score) memandu kolom mana yang perlu ditinjau secara manual.

Bagaimana cara melampirkan dokumen ke kewajiban pajak atau pemesanan tertentu?

Dari Modul Dokumen, unggah berkas dan kaitkan dengan entitas yang relevan: suatu pemesanan (mis. faktur tamu), suatu periode pajak (mis. tanda terima pembayaran PBJT untuk bulan Januari), catatan staf (mis. kartu pendaftaran BPJS), atau suatu organisasi (mis. izin NIB). Dokumen yang dikaitkan akan tampil dalam konteks entitas yang dilampirinya, misalnya, tanda terima PBJT akan muncul di tax cockpit untuk bulan yang bersangkutan.

Dapatkah saya mengekspor arsip dokumen saya?

Ya. Anda dapat mengunduh dokumen secara individual kapan saja dari Modul Dokumen. Ekspor massal (semua dokumen untuk satu organisasi dalam format arsip ZIP) tersedia untuk paket Pro dan Business. Setiap ekspor menyertakan berkas asli beserta CSV metadata yang memuat jenis dokumen, tanggal unggah, entitas yang dikaitkan, dan tanggal kedaluwarsa. Fitur ini sangat berguna untuk persiapan audit akhir tahun atau ketika beralih ke akuntan baru.

Manajemen Dokumen

Gambaran Umum

Kesehatan kepatuhan vila bergantung pada memiliki dokumen yang tepat (NIB, NPWP, IMB/PBG, kuitansi DJP, bukti pembayaran BPJS) terorganisir, dapat diakses, dan belum kedaluwarsa. Modul manajemen dokumen di modul Dokumen memusatkan semua ini di satu tempat, terhubung ke organisasi dan properti Anda.

Di luar penyimpanan sederhana, VillaTax menerapkan pemrosesan OCR pada jenis dokumen yang didukung, memungkinkan ekstraksi teks untuk pencarian dan validasi silang otomatis terhadap data pajak yang Anda nyatakan.

Jenis Dokumen yang Didukung

VillaTax mengorganisir dokumen dalam kategori bernama:

NIB: Nomor Induk Berusaha
NPWP: Sertifikat pendaftaran pajak
IMB/PBG: Izin mendirikan bangunan
Kontrak: Perjanjian sewa atau manajemen
DJP: Kuitansi DJP dan korespondensi pajak resmi
Kuitansi PBB: Bukti pembayaran pajak bumi dan bangunan tahunan
Faktur OTA: Faktur platform atau laporan penyelesaian
Faktur pengeluaran: Faktur vendor atau pemasok
Akta perolehan: Dokumen pembelian atau pengalihan properti
Tagihan PLN: Tagihan listrik
Kuitansi BPJS: Konfirmasi pembayaran jaminan sosial
Perjanjian co-pemilik: Dokumentasi kepemilikan bersama
Lainnya: Kategori bebas

Mengunggah Dokumen

Format yang didukung: PDF, JPEG, PNG (hingga 10 MB per file).

Untuk mengunggah, navigasikan ke modul Dokumen, klik "Unggah", dan pilih:

Jenis dokumen
Properti terkait (atau biarkan di tingkat organisasi)
Tanggal kedaluwarsa opsional, digunakan untuk peringatan kedaluwarsa proaktif

Pemrosesan OCR

Untuk jenis dokumen berikut, VillaTax menjalankan ekstraksi OCR secara otomatis setelah pengunggahan:

Kuitansi PBB
Faktur OTA
Faktur pengeluaran
Akta perolehan
Tagihan PLN
Kuitansi BPJS

Pelacakan Kedaluwarsa dan Peringatan

Dokumen dengan tanggal kedaluwarsa dipantau terus-menerus:

Dokumen sudah kedaluwarsa (kritis)
Kedaluwarsa dalam 7 hari (peringatan kritis)
Kedaluwarsa dalam 30 hari (peringatan)
Kedaluwarsa dalam 60 hari (informatif)

Keterbatasan

Tidak mengajukan dokumen ke DJP atau sistem BPJS atas nama Anda
Ekstraksi OCR hanya tersedia untuk 6 jenis dokumen yang tercantum
Tidak ada kontrol versi

Memulai

Navigasikan ke modul Dokumen dan mulailah mengunggah dokumen kunci organisasi Anda. Prioritaskan NIB, NPWP, dan IMB terlebih dahulu.

Gambaran Umum

Jenis Dokumen yang Didukung

VillaTax mengorganisir dokumen dalam kategori bernama:

NIB: Nomor Induk Berusaha
NPWP: Sertifikat pendaftaran pajak
IMB/PBG: Izin mendirikan bangunan
Kontrak: Perjanjian sewa atau manajemen
DJP: Kuitansi DJP dan korespondensi pajak resmi
Kuitansi PBB: Bukti pembayaran pajak bumi dan bangunan tahunan
Faktur OTA: Faktur platform atau laporan penyelesaian
Faktur pengeluaran: Faktur vendor atau pemasok
Akta perolehan: Dokumen pembelian atau pengalihan properti
Tagihan PLN: Tagihan listrik
Kuitansi BPJS: Konfirmasi pembayaran jaminan sosial
Perjanjian co-pemilik: Dokumentasi kepemilikan bersama
Lainnya: Kategori bebas

Mengunggah Dokumen

Format yang didukung: PDF, JPEG, PNG (hingga 10 MB per file).

Untuk mengunggah, navigasikan ke modul Dokumen, klik "Unggah", dan pilih:

Jenis dokumen
Properti terkait (atau biarkan di tingkat organisasi)
Tanggal kedaluwarsa opsional, digunakan untuk peringatan kedaluwarsa proaktif

Pemrosesan OCR

Untuk jenis dokumen berikut, VillaTax menjalankan ekstraksi OCR secara otomatis setelah pengunggahan:

Kuitansi PBB
Faktur OTA
Faktur pengeluaran
Akta perolehan
Tagihan PLN
Kuitansi BPJS

Pelacakan Kedaluwarsa dan Peringatan

Dokumen dengan tanggal kedaluwarsa dipantau terus-menerus:

Dokumen sudah kedaluwarsa (kritis)
Kedaluwarsa dalam 7 hari (peringatan kritis)
Kedaluwarsa dalam 30 hari (peringatan)
Kedaluwarsa dalam 60 hari (informatif)

Keterbatasan

Tidak mengajukan dokumen ke DJP atau sistem BPJS atas nama Anda
Ekstraksi OCR hanya tersedia untuk 6 jenis dokumen yang tercantum
Tidak ada kontrol versi

Memulai

Navigasikan ke modul Dokumen dan mulailah mengunggah dokumen kunci organisasi Anda. Prioritaskan NIB, NPWP, dan IMB terlebih dahulu.

Manajemen Dokumen

Gambaran Umum

Jenis Dokumen yang Didukung

Mengunggah Dokumen

Pemrosesan OCR

Pelacakan Kedaluwarsa dan Peringatan

Keterbatasan

Memulai

Alur kerja terkait