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Gestión de Documentos

Almacenamiento centralizado de documentos de cumplimiento para villas con procesamiento OCR, seguimiento de vencimientos y acceso organizado por inmueble y tipo de documento.

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Descripción General

La salud de cumplimiento de una villa depende de tener los documentos correctos (NIB, NPWP, IMB/PBG, recibos DJP, comprobantes de pago BPJS) organizados, accesibles y vigentes. El módulo de gestión de documentos en módulo de Documentos centraliza todo esto en un solo lugar, vinculado a su organización e inmuebles.

Más allá del simple almacenamiento, VillaTax aplica procesamiento OCR a los tipos de documentos compatibles, permitiendo extracción de texto para búsqueda y validación cruzada automática con sus datos fiscales declarados.

Tipos de Documentos Soportados

VillaTax organiza los documentos en categorías:

  • NIB: Número de identificación empresarial
  • NPWP: Certificado de registro fiscal
  • IMB/PBG: Permiso de construcción
  • Kontrak: Contrato de arrendamiento o gestión
  • DJP: Recibos DJP y correspondencia fiscal oficial
  • Recibo PBB: Comprobante de pago anual del impuesto predial
  • Factura OTA: Factura o estado de cuenta de la plataforma
  • Factura de gasto: Facturas de proveedores
  • Escritura de adquisición: Documentos de compra o transferencia de inmueble
  • Factura PLN: Factura de electricidad
  • Recibo BPJS: Confirmación de pago de seguridad social
  • Acuerdo de co-propietario: Documentación de propiedad conjunta
  • Otro: Categoría libre

Carga de Documentos

Formatos compatibles: PDF, JPEG, PNG (hasta 10 MB por archivo).

Navegue a módulo de Documentos, haga clic en "Cargar" y seleccione:

  1. El tipo de documento
  2. El inmueble relacionado (o déjelo a nivel de organización)
  3. Una fecha de vencimiento opcional, para alertas proactivas

Procesamiento OCR

Para los siguientes tipos de documentos, VillaTax ejecuta extracción OCR automáticamente:

  • Recibos PBB
  • Facturas OTA
  • Facturas de gasto
  • Escrituras de adquisición
  • Facturas PLN
  • Recibos BPJS

Seguimiento de Vencimientos y Alertas

Los documentos con fecha de vencimiento son monitoreados continuamente:

  • Documento ya vencido (crítico)
  • Vence en 7 días (advertencia crítica)
  • Vence en 30 días (advertencia)
  • Vence en 60 días (informativo)

Limitaciones

  • No presenta documentos al DJP o BPJS en su nombre
  • OCR solo disponible para los 6 tipos listados
  • Sin control de versiones

Primeros Pasos

Navegue a módulo de Documentos y empiece cargando los documentos clave de su organización. Priorice NIB, NPWP e IMB primero.

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Almacenamiento centralizado de documentos de cumplimiento para villas con procesamiento OCR, seguimiento de vencimientos y acceso organizado por inmueble y tipo de documento.

Búsqueda de Documentos

Encuentre documentos cargados y registros extraídos más rápidamente mediante filtrado estructurado y flujos de trabajo vinculados a documentos.

Plataforma

Personal y nómina

Gestiona registros de empleados y calcula salarios con aportes BPJS y PPh 21.

Plataforma

Nóminas

Genere nóminas mensuales con contexto de BPJS y retenciones desde los mismos registros de nómina utilizados en VillaTax.

Plataforma

Declaraciones del personal

Haga seguimiento del estado de las declaraciones y pagos relacionados con la nómina para que las obligaciones mensuales del personal no se pierdan tras generar la nómina.

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