Búsqueda de Documentos

Descripción general

La búsqueda de documentos en VillaTax es una capacidad de recuperación construida sobre los flujos de trabajo documentales y fiscales ya presentes en el panel. Una vez que el volumen de documentos crece, el desafío operativo se desplaza de la carga a la recuperación. El flujo de trabajo base está en módulo de Documentos.

Por qué la recuperación importa más que la carga

Cargar un documento crea un registro. Recuperarlo cuando se necesita es lo que lo hace útil:

• Una factura de gasto cargada hace seis meses necesita ser encontrable al cierre del año
• Una escritura de adquisición necesita ser recuperable ante preguntas de estructura de capital
• Un recibo de PBB necesita ser localizable antes de una revisión de propiedad
• Un recibo de BPJS necesita surgir rápidamente al verificar períodos de declaración

Cómo funciona la recuperación documental

La recuperación está moldeada por los metadatos estructurados aplicados al cargar:

• Tipo de documento: filtrar por tipo es la forma más rápida de acotar un conjunto grande
• Alcance de la organización: los documentos están vinculados a su organización
• Vinculación de propiedad: acota la recuperación a registros específicos de una propiedad
• Estado de vencimiento: documentos con fechas de vencimiento pueden surgir por proximidad
• Vinculación al flujo de extracción: para tipos soportados, el pipeline OCR extrae valores clave

Documentos del pipeline OCR soportados

Mejores prácticas

• Seleccionar siempre el tipo de documento correcto al cargar
• Vincular el documento a la organización y propiedad correctas
• Establecer fechas de vencimiento para documentos con período de validez conocido
• Usar el campo de descripción para contexto adicional

Primeros pasos

Use módulo de Documentos y mantenga tipos de archivo, vínculos y metadatos limpios desde el momento de la carga. Cuando un documento necesite encontrarse bajo presión de tiempo, el registro relevante será recuperable en segundos.