Dokumentensuche

Überblick

Die Dokumentensuche in VillaTax ist eine Abruffähigkeit, die auf den strukturierten Dokument- und Steuer-Workflows aufbaut. Sobald das Dokumentvolumen wächst, verlagert sich die operative Herausforderung vom Upload zum Abruf. Der grundlegende Dokument-Workflow ist unter Dokumentenmodul verfügbar.

Warum Abruf wichtiger ist als Upload

Ein Dokument hochzuladen erstellt einen Datensatz. Diesen abzurufen, wenn er benötigt wird, macht ihn nützlich:

• Eine sechs Monate zuvor hochgeladene Ausgabenrechnung muss findbar sein bei der Jahresprüfung
• Eine Eigentumserwerbsurkunde muss abrufbar sein bei Kapitalstrukturfragen
• Eine PBB-Quittung muss lokalisierbar sein vor immobilienbezogenen Prüfungen
• Eine BPJS-Quittung muss schnell auffindbar sein bei der Kreuzprüfung von Meldezeiträumen

Wie der Dokumentenabruf funktioniert

Der Abruf wird durch strukturierte Metadaten beim Upload geprägt:

• Dokumenttyp: Filtern nach Typ ist der schnellste Weg, ein großes Set einzugrenzen
• Organisationsbereich: Dokumente sind mit der zugehörigen Organisation verknüpft
• Immobilienverlinkung: grenzt den Abruf auf immobilienspezifische Datensätze ein
• Ablaufstatus: Dokumente mit Ablaufdaten können nach Ablaufnähe surfaced werden
• Extraktions-Workflow-Verlinkung: für unterstützte Typen extrahiert die OCR-Pipeline Schlüsselwerte

Unterstützte OCR-Pipeline-Dokumente

Bewährte Verfahren

• Immer den korrekten Dokumenttyp beim Upload auswählen
• Dokument mit der richtigen Organisation und Immobilie verknüpfen
• Ablaufdaten für Dokumente mit bekanntem Gültigkeitszeitraum setzen
• Beschreibungsfeld für zusätzlichen Kontext nutzen

Erste Schritte

Nutzen Sie den Dokumentenbereich unter Dokumentenmodul und halten Sie Dateitypen, Immobilienverlinkungen und Metadaten vom Upload an sauber. Wenn ein Dokument unter Zeitdruck gefunden werden muss, ist der relevante Datensatz in Sekunden abrufbar.